Quels sont les délais de conservation des déclarations fiscales et sociales pour les sociétés commerciales ?

Les entreprises commerciales sont dans l’obligation de conserver ses documents d’archives comptables, fiscales ou sociales, durant un certain délai. À défaut, elles encourent des risques de rejet d la comptabilité, voire même des sanctions.

Quels documents doivent être conservés et pour combien de temps ?

Pour éviter des sanctions, l’entreprise doit savoir quels documents une entreprise doit conserver et pendant combien de temps. Ce délai minimum de conservation à respecter selon la nécessité pour l’entreprise d’émettre des pièces justificatives fiscales et sociales en cas de contrôle ou de consultation à postériori (Par les agents de l’administration, le personnel, les clients…). Combien de temps, les sociétés commerciales doivent conserver leurs documents d’entreprises pouvant servir de preuve ? La durée de conservation va dépendre précisément du type et de la nature des documents à conserver.

Les informations ci-dessous sont extraites en partie de cet article de la société Arcalys, spécialisée en archivage physique : Durée de conservation des documents d’entreprise

Bon à savoir : Voici les durées spécifiques de conservation pour chaque type de document – Source : service-public.fr 

Les documents sociaux

Ce type de document concerne l’ensemble des statuts et actes de la société tels que les procès verbaux d’assemblées générales, les réunions du conseil d’administration, les registres et feuilles de présence…

Type de document Durée de conservation
Statuts de la société (et modificatifs) 5 ans après la radiation au RCS (ou perte de personnalité morale)
Comptes annuels (bilan, compte de résultat…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Actes liés au fonctionnement de la société 5 ans
Registre de mouvements de titres, procès-verbaux 5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuilles de présence, rapports du gérant et du commissaire aux comptes 3 derniers exercices

Les documents comptables

Ce sont les livres de comptes, factures et bons de commande, impôts… 

Type de document Durée de conservation
Livre et registre comptable, livre d’inventaire 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièces justificatives : bons de commandes et de livraison, factures clients et fournisseurs 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Impôts sur les revenus des sociétés (IS) 3 ans à partir de la date d’imposition (les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013 doivent être conservé jusqu’à la fin 2016
BIC et BNC 2 ans à partir de la date d’imposition
Impôt sur les sociétés pour l’EIRL 2 ans à partir de la date d’imposition
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 3 ans à partir de la date d’imposition
Taxe sur le chiffre d’affaires TVA et taxes assimilées…) 3 ans à partir de la date d’imposition

Contrats et documents commerciaux et civils

Ce sont les contrats, relevés de banque, correspondances commerciales, documents de douane… 

Type de document Durée de conservation
Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans
Contrats de garantie 2 ans
Contrats conclus par internet (d’un montant supérieur à 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers 30 ans
Correspondance commerciale 5 ans
Documents bancaires : (talons de chèques, relevés de banque…) 5 ans
Police d’assurance 2 ans à compter de la résiliation du contrat
Documents de transport de marchandises 5 ans
Documents de douane 3 ans
Dépôts de brevets, marques, dessins et modèles 5 ans à partir de la fin de la protection
Dossier d’un avocat : 5 ans à partir de la fin du mandat

Gestion du personnel

Ce sont les bulletins de salaires, contrats de travail, feuilles d’heures, registre du personnel… 

Type de document Durée de conservation
Bulletin de paie (double sous forme papier ou en version électronique) 5 ans à partir du départ du salarié
Registre unique du personnel : 5 ans
Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout comptes 3 ans
Document relatif à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation : 1 an
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail,. Vérification et contrôle du CHSCT. Déclaration d’accident du travail auprès de la CNAM. 5 ans

Comment les sociétés commerciales peuvent gérer les obligations réglementaires telles que la conservation des archives ?

La conservation des documents d’archives d’une entreprise dans ses locaux peut être source d’inconvénients, comme la perte de temps, la perte d’espace, un manque de traçabilité et un manque de sécurité. Une autre solution est possible, celle de l’externalisation.

En confiant leurs archives à un prestataire spécialisé dans l’externalisation, les entreprises peuvent les conserver dans le respect de la réglementation. La société chargée du tiers-archivage assurera la traçabilité et la sécurité des archives versées par l’entreprise. Aussi, le recours à un tiers archiveur apporte des garanties dans le traitement des archives (de leur production à leur destruction) mais aussi dans la sécurité et la confidentialité des documents sensibles. Un contrat spécifique doit être clairement établi entre l’entreprise-cliente et la société de tiers archivage prestataire.

Ce contrat de tiers archivage prend en compte l’ensemble des besoins en archivage de l’entreprise (Les motifs de l’archivage, les modalités d’archivage, les supports d’archivage…) Outre l’expression des besoins, les obligations des parties doivent également être clairement définies. Le contrat doit énumérer l’ensemble des obligations à respecter par le tiers archiveur. En voici les principales :

  • Assurer la protection des données confiées
  • Conserver et restituer les archives versées selon la réglementation
  • L’instauration de mesures de contrôle sur les procédures d’archivages, l’accès aux données archivées, et sur le contenu des documents d’archives

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