Sécuriser les données de son entreprise

En fonction de votre secteur d’activité, la sécurisation des documents importants est réglementée et imposée par la Loi.

1. Mot de passe protéger les fichiers importants

Combien de propriétaires de petites entreprises gardent des documents importants sur leurs ordinateurs portables, potentiellement exposer les données commerciales sensibles en cas de perte ou de vol. Vous pouvez protéger vos documents par mot de passe en tant que niveau de sécurité supplémentaire. Utilisez la fonctionnalité de protection par mot de passe dans Microsoft Word et Excel pour empêcher un utilisateur non autorisé d’ouvrir ou d’apporter des modifications. Dans Adobe Acrobat, vous pouvez protéger les fichiers PDF pour empêcher l’ouverture, l’impression, l’édition et la copie de fichiers. La protection d’un document PDF à partir des modifications doit devenir standard lors de l’envoi de contrats.

2. faire des copies numériques

Vous avez besoin de plus d’un classeur verrouillé pour protéger les documents importants. Documents papier, ou des copies imprimées, sont grands pour un accès facile, mais avoir une sauvegarde numérique est essentiel. Investissez dans un bon scanner et Scannez vos documents importants vers des fichiers numériques. Numérisez tous les documents importants et enregistrez-les dans un service de stockage basé sur le nuage. Le stockage basé sur le Cloud permet d’enregistrer des fichiers sur des serveurs distants accessibles depuis Internet. Vous n’avez pas à vous soucier des fichiers en cas de catastrophe naturelle, incendie, effraction, ou si le disque dur de votre ordinateur se bloque. La plupart des services de stockage d’entreprise basés sur le Cloud vous permettent également de suivre la façon dont les données qui ont accédé aux fichiers et si les informations ont été partagées.

3. Utiliser les signatures

Rappelez-vous quand vous avez eu besoin d’obtenir une signature d’un client et vous auriez à numériser, imprimer, et envoyer un document par courriel alors qu’ils auraient à imprimer, signer, et email? Ce processus permettait aux données sensibles d’être envoyées par e-mail, ce qui constitue un risque pour la sécurité. Ces jours sont passés grâce à signatures électroniques, e-signature, qui permettent aux documents d’être légalement signés numériquement. Avec des outils comme DocuSign et AdobeSign, votre petite entreprise peut avoir des documents signés immédiatement sans toute l’impression.

4 Mettez votre smartphone au travail

Débarrassez-vous de l’encombrement de garder les reçus papier. Utilisez votre smartphone pour prendre des photos de vos achats liés à l’entreprise.  Des services comme Shoeboxed ou Expensify peuvent aider à faciliter le suivi des dépenses. Lorsque vous magasinez dans des magasins comme Staples ou Office Depot, recevez vos reçus par courrier électronique sur votre compte professionnel. Vous devriez obtenir une alerte sur votre smartphone confirmant que vous avez reçu votre reçu.

Créer de meilleures politiques internes

Mettre en œuvre des politiques qui deviendront les meilleures pratiques pour votre petite entreprise. Partagez vos politiques internes avec votre personnel pour vous assurer que tout le monde est bien conscient des attentes.

Ne laissez pas de données sensibles sur l’imprimante pour tout le monde à ramasser. Si vous imprimez sur une imprimante partagée, récupérez immédiatement votre document. Si vous numérisez et envoyez des documents sensibles, adressez-vous à votre professionnel de l’informatique pour vous assurer que les données sont cryptées et que l’imprimante a supprimé les fichiers archivés sur une base régulière.

Utilisez votre meilleur jugement sur les fichiers que vous devez conserver, et créez des stratégies pour combien de temps vous devez conserver les documents.

Déchiqueter les documents inutiles, comme les dossiers des employés d’il y a dix ans, qui peuvent contenir leurs numéros de sécurité sociale. Si vous devez conserver une copie, pour une raison quelconque, enregistrez le document dans un fichier protégé par mot de passe dans votre stockage basé sur le Cloud.

Investissez dans une bonne déchiqueteuse. Assurez-vous que les documents papier importants ne sont pas jetés dans le bac de recyclage, mais déchiquetés à la place. À l’aide d’un déchiquetage transversal au lieu d’un coupe-bande pour empêcher la possibilité de remettre les documents ensemble.

Si un employé quitte, révoquez immédiatement son accès à votre réseau pour empêcher le téléchargement de documents commerciaux sensibles.

Votre entreprise est en danger lorsque vous n’êtes pas préparé pour une cyberattaque. Les pirates peuvent voler l’argent, les détails des employés, les données des clients et les informations du fournisseur. Une violation de données peut endommager vos relations avec les employés, les clients et les fournisseurs. Et, environ la moitié des petites entreprises qui ont une cyberattaque sortent des affaires dans les six mois.

Demandez aux employés de créer des mots de passe forts et uniques pour chaque compte. Ils doivent avoir un mot de passe pour chaque ordinateur de bureau et appareil mobile qu’ils utilisent, ainsi que des mots de passe forts pour les comptes d’entreprise.

Chaque fois que vous le pouvez, demandez à vos employés de configurer l’authentification à deux facteurs. Cela nécessite un processus de connexion en deux étapes qui ajoute une autre couche de sécurité aux comptes. Les employés auront besoin d’accéder à un autre appareil ou code pour terminer le processus de connexion.

Envoyez des conseils de sécurité informatique réguliers aux employés, en particulier lorsque vous apprenez de nouvelles choses ou que vous configurez de nouveaux processus de sécurité. Pour assurer la sécurité de vos données, n’hésitez pas à contacter une entreprise sécurité 77. Cette dernière reste à votre disposition.

Mettre à jour les ordinateurs

Vous devez régulièrement mettre à jour vos ordinateurs, y compris les postes de bureau, les ordinateurs portables et les appareils mobiles. Assurez-vous que vos systèmes d’exploitation et navigateurs Web sont à jour pour vous protéger contre les menaces les plus récentes.

Vérifiez régulièrement les nouvelles versions de logiciels, y compris les logiciels de sécurité. Tout logiciel stocké sur votre ordinateur aura besoin de mises à jour. Le logiciel Cloud doit être automatiquement mis à jour par le fournisseur.

Si vos employés utilisent des appareils mobiles pour le travail, assurez-vous qu’ils utilisent des applications mises à jour, y compris une application de sécurité.

Créer des sauvegardes

Sauvegardez régulièrement les informations sur les ordinateurs. Si les informations sont volées ou disparaissent, vous devriez avoir une autre copie ailleurs.

Toutes les informations importantes doivent avoir une copie. Par exemple, vous pouvez conserver les informations du fournisseur sur votre bureau. Mais, vous pouvez également avoir une copie stockée dans le nuage. Les deux exemplaires doivent être sécurisés. Vous pouvez utiliser le cryptage et les mots de passe pour protéger toutes vos informations importantes.

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