Gestion électronique de documents : GED Nextcloud ou ownCloud, que choisir ?

La gestion électronique de document (GED) est une méthode performante pour gérer les flux de document au sein de l’entreprise. Elle prend en charge de manière pratique, rapide et coordonnée l’organisation et le partage des fichiers professionnels. C’est un service incluant le stockage en Cloud des documents électronique et l’octroi de logiciels de gestion de données adaptés.

Voici deux applications de stockage de données open source pour les entreprises qui veulent adopter une solution GED: ownCloud et Nextcloud. Ces logiciels sont tous les deux populaires. Exposer leurs solutions respectives permettrait de les connaître davantage.

Quelques mots sur la gestion électronique de document

La solution GED est un ensemble de services digitaux et d’outils techniques mis à la disposition de l’utilisateur. Pour l’entreprise, c’est une composante essentielle de la transformation digitale. Elle améliore le flux opérationnel dans le cadre de la dématérialisation, l’organisation, l’indexation et l’exploitation des documents d’entreprises. Elle offre de nombreuses possibilités. Elle permet entre autres de :

  • Automatiser les tâches répétitives,
  • Optimiser l’accès aux informations,
  • Sécuriser l’archivage des données,
  • Faciliter le travail collaboratif,
  • Augmenter la productivité.
  • Réduire le coût.

Caractéristiques de Nextcloud

GED Nextcloud est un logiciel gratuit de stockage de données. Pour accéder à ses services, l’utilisateur a le choix entre l’installer sur son ordinateur ou solliciter le service d’un hébergeur qui utilise Nextcloud. Il possède une interface intuitive et facile d’utilisation. Il permet à son utilisateur de connaître d’un seul coup d’œil les détails de son fichier : taille, date de sa modification ou son importation, date des commentaires et d’ajouts des étiquettes.

Nextcloud permet de gérer librement ses documents : éditer, modifier, stocker, partager, supprimer, marquer comme favoris. Il offre de nombreuses autres possibilités telles que :

  • La synchronisation des documents sur le poste de travail,
  • La configuration son propre système de stockage sur son serveur,
  • Le partage des documents à des personnes qui n’utilisent pas Nextcloud,

L’utilisation de GED Nextcloud offre de nombreux avantages :

  • Accessibilité des données depuis n’importe quel terminal (smartphone, tablette, PC portable, ordinateur de bureau) ;
  • Niveau de sécurité élevé conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) : chiffrement puissant de bout en bout et sur serveur.

Caractéristiques d’ownCloud

OwnCloud est un logiciel d’hébergement de données en licence libre. Il est possible d’étendre ses fonctionnalités avec des applications tierces. Il existe également en édition payante. Cette application est simple d’installation. L’éditeur propose une documentation complète pour les utilisateurs, les développeurs et les administrateurs.

OwnCloud propose des activités spécifiques comme le contrôle de la localité de données (choix de pays hébergeur). Il propose à ses utilisateurs de nombreuses possibilités :

  • Stockage en interne des données sensibles,
  • Accès à ses données depuis l’explorateur de fichiers de l’ordinateur,
  • Possibilité de travailler à plusieurs sur un document.

L’utilisation d’ownCloud possède de nombreux avantages :

  • Il est compatible Windows, Mac OS, Linux, iOS et Android ;
  • Le stockage Cloud peut être effectué sur un serveur local, sur un serveur d’entreprise ou chez un hébergeur payant ;
  • Les données sont protégées par le cryptage de bout en bout.