Entreprise : définition de la GED (Gestion électronique des documents)

Pour mener à bien la gestion de leurs documents, de nombreuses entités mettent en place des systèmes de gestion qui leur sont efficaces et très pratiques. Au nombre de ses systèmes de gestion, on retrouve le système de gestion électronique de documents (GED). Vous désirez en savoir plus sur ce système de gestion ? Retrouvez ici tout ce qu’il faut.

Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?

La gestion électronique des documents ou encore GED est un terme généralement utilisé pour désigner le procédé informatique qui consiste à mettre en œuvre divers moyens électroniques pour alléger la gestion des documents.

Ce procédé prend en compte toutes les actions et opérations allant du traitement des données à l’exploitation des informations. L’utilisation d’un système de gestion électronique des documents par une entité lui permet de gérer ses flux de documents aussi bien internes que ceux qui entrent et sortent. Étant en fait des logiciels très pratiques pour bons nombres d’entités, certaines entreprises ne trouvent pas l’importance de mettre en place une GED.

Pourquoi mettre en place un système de gestion électronique des documents ?

Avant toute chose, il faut dire qu’il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entité doit mettre en place un système de gestion électronique des documents pour sa structure. Au nombre de ses raisons, on retrouve l’économie que permet ce système.

À la base, les entités ont pour habitudes de gérer leurs documents par impressions, archivage ou encore consultation ; ce qui implique une grande utilisation de feuilles de papier donc d’importantes dépenses. La gestion électronique des documents vous évite l’achat de papier et vous facilite aussi la tâche.

De plus, ce procédé vous permet de gagner du temps et de faire en un temps record un grand classement de vos documents. Mis à part l’économie que ce procédé permet de faire, il permet également le travail collectif. Il favorise la communication interne de même que la mobilité professionnelle. Toutefois, il faut notifier que la mise en place d’un procédé de gestion électronique des documents procure de nombreux avantages.

Quels sont les divers avantages de la gestion électronique des documents ?

La mise en place de procédé de gestion électronique de documents par les entreprises leur permet de bénéficier de nombreux avantages. En mettant en place une gestion électronique de vos documents, vous aurez plus de facilité à tracer vos documents, à contrôler l’accès à vos diverses informations de même qu’à faciliter l’accès aux données des documents à des personnes tierces.

Aussi, ce procédé permet à plusieurs employés d’une même entité de travailler sur le même document sans complication. Une chose qui ne pourrait se faire avec un document papier. De plus, les documents sont accessibles à tous et de manière très rapide. En faisant usage de ce procédé de gestion des documents, vous êtes également à l’abri de la perte de documents généralement constatés avec les documents papier.

Vous avez également la possibilité de conserver sur une longue période tout type de document et d’en faire usage à n’importe quel moment.

Toutefois, en voulant opter pour un logiciel de gestion électronique des documents, veillé à bien faire son choix. Vous devez faire un choix de logiciel cadrant effectivement avec vos besoins et adapté aux processus métier de votre entreprise de même qu’à votre secteur d’activité.