Améliorer les relations fournisseurs par la dématérialisation: une opération gagnant-gagnant

Depuis plusieurs années, les entreprises et notamment les services achats et financiers cherchent à réduire leurs coûts et à gagner en efficacité. Cette dynamique a produit deux types de comportements différents impactant les relations avec les fournisseurs. Si certaines ont adopté des positions qui ont tendu leurs relations, de plus en plus d’entreprises profitent de la dématérialisation et d’une tendance fondamentale pour améliorer leurs relations avec les fournisseurs.

Les modalités de paiement: Le point noir de la relation fournisseur!

Dans un premier temps, certaines entreprises ont décidé de faire pression sur leurs fournisseurs et d’allonger leurs délais de paiement afin de gagner une certaine marge sur leur trésorerie. Selon une étude récente, les délais de paiement en France seront prolongés de 2 jours en 2018, pour atteindre 73 jours. C’est 9 jours de plus que la moyenne mondiale dans ce domaine! 25% des entreprises sont même payées au-delà de 97 jours. Cela place la France dans le top 10 des pays avec les délais de paiement les plus longs …

Et ces retards de paiement minent la vie des entreprises! En effet, ils sont à l’origine d’un quart des faillites en France. Cette «stratégie», parfois simplement due à un mauvais traitement des factures, a donc montré ses limites et conduit à une détérioration durable des relations fournisseurs.

La nouvelle tendance vise désormais à améliorer ses relations fournisseurs

Aujourd’hui, les entreprises innovantes optent pour un nouveau poste et cherchent à améliorer leurs relations avec leurs fournisseurs, à construire une relation qui serait une situation gagnant-gagnant pour tous sur le long terme. Que ce soit dans le cadre d’une démarche RSE ou pour éviter des sanctions pour retard de paiement, des changements de position sont en cours. Cette relation est désormais vue comme une collaboration, qui passe avant tout par un meilleur partage des informations et une optimisation des processus. C’est dans cette optique que la dématérialisation des échanges est mise en œuvre.

La dématérialisation des processus, notamment en ce qui concerne la gestion de la facturation par le client, apporte de nombreux avantages dans la relation fournisseur.

Accélération des temps de traitement

Selon une étude sérieuse, la dématérialisation de la collecte et du traitement des factures fournisseurs améliore leur temps de traitement jusqu’à 4 fois. Cela permet aux entreprises de respecter plus facilement les délais de paiement et améliore donc la trésorerie des deux côtés. En effet, les fournisseurs sont payés plus rapidement et les clients limitent les pénalités de retard voire bénéficient de remises pour paiement anticipé! Dans tous les cas, cette accélération réduit les actions de collecte à effectuer et donc fait gagner du temps à toutes les équipes.

Gain de temps dans le suivi des opérations

Pour les fournisseurs comme pour les clients, la numérisation et la centralisation des données facilitent l’accès, que ce soit via un portail fournisseur ou des échanges d’informations entre SI. Ceci apporte un gain de temps important dans le suivi, en permettant de visualiser rapidement quelles commandes ou factures doivent être traitées et par quel service … Informations très utiles pour fluidifier les relations fournisseurs.

Améliorer la qualité des données comptables

Le passage à la commande et à la facturation électroniques réduit la nécessité d’une intervention humaine dans la saisie ou le transport de données. Cela réduit les sources potentielles d’erreur et garantit la fiabilité des données.

Réduction des litiges

La dématérialisation des échanges entre clients et fournisseurs permet d’augmenter leur traçabilité. En effet, la mise en place d’une plateforme de collecte de factures électroniques, permet aux clients de communiquer à leurs fournisseurs l’état de traitement des factures. Le même type de suivi peut également exister pour les commandes. En bout de chaîne, ces factures électroniques sont archivées au sein d’une solution dédiée et donc facilement accessibles via des modules de recherche. De cette manière, les différentes étapes du processus d’achat sont documentées. Il devient alors aisé de détecter les blocages, d’identifier rapidement les sources des litiges et ainsi d’accélérer leur traitement, de la déclaration à leur résolution. Cela fait gagner du temps aux fournisseurs et aux clients.

Globalement, la dématérialisation des processus liés aux relations fournisseurs permet un gain de productivité ainsi qu’un accès facilité à l’information pour tous les acteurs. En établissant une relation pacifique et durable avec vos fournisseurs, vous créerez une situation dans laquelle tout le monde bénéficiera en termes de finances, d’expérience utilisateur et d’image.

Vous l’aurez compris, une bonne relation repose avant tout sur des échanges fluides, efficaces et donc une transparence associée à une bonne communication.