Quels sont les délais de conservation des déclarations fiscales et sociales pour les sociétés commerciales ?

Les entreprises commerciales sont dans l’obligation de conserver ses documents d’archives comptables, fiscales ou sociales, durant un certain délai. À défaut, elles encourent des risques de rejet d la comptabilité, voire même des sanctions.

Quels documents doivent être conservés et pour combien de temps ?

Pour éviter des sanctions, l’entreprise doit savoir quels documents une entreprise doit conserver et pendant combien de temps. Ce délai minimum de conservation à respecter selon la nécessité pour l’entreprise d’émettre des pièces justificatives fiscales et sociales en cas de contrôle ou de consultation à postériori (Par les agents de l’administration, le personnel, les clients…). Combien de temps, les sociétés commerciales doivent conserver leurs documents d’entreprises pouvant servir de preuve ? La durée de conservation va dépendre précisément du type et de la nature des documents à conserver.

Les informations ci-dessous sont extraites en partie de cet article de la société Arcalys, spécialisée en archivage physique : Durée de conservation des documents d’entreprise

Bon à savoir : Voici les durées spécifiques de conservation pour chaque type de document – Source : service-public.fr 

Les documents sociaux

Ce type de document concerne l’ensemble des statuts et actes de la société tels que les procès verbaux d’assemblées générales, les réunions du conseil d’administration, les registres et feuilles de présence…

Type de document Durée de conservation
Statuts de la société (et modificatifs) 5 ans après la radiation au RCS (ou perte de personnalité morale)
Comptes annuels (bilan, compte de résultat…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Actes liés au fonctionnement de la société 5 ans
Registre de mouvements de titres, procès-verbaux 5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuilles de présence, rapports du gérant et du commissaire aux comptes 3 derniers exercices

Les documents comptables

Ce sont les livres de comptes, factures et bons de commande, impôts… 

Type de document Durée de conservation
Livre et registre comptable, livre d’inventaire 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièces justificatives : bons de commandes et de livraison, factures clients et fournisseurs 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Impôts sur les revenus des sociétés (IS) 3 ans à partir de la date d’imposition (les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013 doivent être conservé jusqu’à la fin 2016
BIC et BNC 2 ans à partir de la date d’imposition
Impôt sur les sociétés pour l’EIRL 2 ans à partir de la date d’imposition
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 3 ans à partir de la date d’imposition
Taxe sur le chiffre d’affaires TVA et taxes assimilées…) 3 ans à partir de la date d’imposition

Contrats et documents commerciaux et civils

Ce sont les contrats, relevés de banque, correspondances commerciales, documents de douane… 

Type de document Durée de conservation
Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans
Contrats de garantie 2 ans
Contrats conclus par internet (d’un montant supérieur à 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers 30 ans
Correspondance commerciale 5 ans
Documents bancaires : (talons de chèques, relevés de banque…) 5 ans
Police d’assurance 2 ans à compter de la résiliation du contrat
Documents de transport de marchandises 5 ans
Documents de douane 3 ans
Dépôts de brevets, marques, dessins et modèles 5 ans à partir de la fin de la protection
Dossier d’un avocat : 5 ans à partir de la fin du mandat

Gestion du personnel

Ce sont les bulletins de salaires, contrats de travail, feuilles d’heures, registre du personnel… 

Type de document Durée de conservation
Bulletin de paie (double sous forme papier ou en version électronique) 5 ans à partir du départ du salarié
Registre unique du personnel : 5 ans
Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout comptes 3 ans
Document relatif à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation : 1 an
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail,. Vérification et contrôle du CHSCT. Déclaration d’accident du travail auprès de la CNAM. 5 ans

Comment les sociétés commerciales peuvent gérer les obligations réglementaires telles que la conservation des archives ?

La conservation des documents d’archives d’une entreprise dans ses locaux peut être source d’inconvénients, comme la perte de temps, la perte d’espace, un manque de traçabilité et un manque de sécurité. Une autre solution est possible, celle de l’externalisation.

En confiant leurs archives à un prestataire spécialisé dans l’externalisation, les entreprises peuvent les conserver dans le respect de la réglementation. La société chargée du tiers-archivage assurera la traçabilité et la sécurité des archives versées par l’entreprise. Aussi, le recours à un tiers archiveur apporte des garanties dans le traitement des archives (de leur production à leur destruction) mais aussi dans la sécurité et la confidentialité des documents sensibles. Un contrat spécifique doit être clairement établi entre l’entreprise-cliente et la société de tiers archivage prestataire.

Ce contrat de tiers archivage prend en compte l’ensemble des besoins en archivage de l’entreprise (Les motifs de l’archivage, les modalités d’archivage, les supports d’archivage…) Outre l’expression des besoins, les obligations des parties doivent également être clairement définies. Le contrat doit énumérer l’ensemble des obligations à respecter par le tiers archiveur. En voici les principales :

  • Assurer la protection des données confiées
  • Conserver et restituer les archives versées selon la réglementation
  • L’instauration de mesures de contrôle sur les procédures d’archivages, l’accès aux données archivées, et sur le contenu des documents d’archives

Les caractéristiques de devenir une femme entrepreneur prospère

Pour devenir une femme chef d’entreprise ou une femme d’entreprise prospère, vous aurez certainement besoin d’un solide ensemble de compétences de base qui vous permettront de faire le travail. Cependant, beaucoup de femmes ont des compétences similaires, mais toutes ne sont certainement pas faites pour être des entrepreneurs. Bien que les hommes d’affaires prospères soient tous très différents, même s’ils travaillent essentiellement dans le même domaine.

Caractéristiques personnelles

La première chose que vous devez faire est de considérer vos caractéristiques personnelles et de déterminer si vous avez, ou serez en mesure d’apprendre, les aspects de la mentalité de l’entrepreneur qui a réussi le mieux.

Optimisme : La capacité de penser de manière positive et optimiste est essentielle pour un entrepreneur. Cette capacité à rester positive vous aidera à traverser les moments difficiles que vous rencontrerez inévitablement.

Initiative : La capacité de voir la « grande image » facilement et de résoudre les problèmes à la volée

Un désir de contrôle : Aimez-vous être responsable et assumer des responsabilités?

Résilience : Pouvez-vous toujours vous relever et continuer lorsque les choses tournent mal ou pas tout à fait comme vous l’aviez prévu?

Compétences générales

En tant que propriétaire de petite entreprise ou entrepreneur, vos compétences communautaires deviendront plus importantes que jamais auparavant lorsque vous traiterez avec des clients, des contacts commerciaux et des fournisseurs.

Capacité d’écoute : Etre capable de parler et de «se vendre» est certes important pour un propriétaire d’entreprise, mais la capacité d’écoute est encore plus importante.

Éthique : Croyez-vous qu’il est important de traiter les gens avec respect, équité, intégrité et vérité? Être perçu comme honnête, ouvert et digne de confiance est essentiel si vous souhaitez développer n’importe quel type d’entreprise.

Compétences de pensée créatrice

Une fois que vous êtes le vôtre, sans gestionnaire ni dirigeant et que toutes les décisions relatives à une entreprise sont à votre seule décision, au moins au début. Vos compétences en matière de pensée créative deviendront également plus importantes que jamais.

La capacité de voir la situation dans son ensemble

Un entrepreneur ou un chef d’entreprise prospère doit être capable de voir un problème sous un certain nombre de points de vue différents tout en proposant des idées originales.Toutes les personnes qui souhaitent commencer à travailler pour elles-mêmes n’auront pas tous ces traits, mais la bonne nouvelle est que ce sont des choses qui peuvent être développées si vous êtes prêt à y travailler.

Apprendre des autres – Réseautage et recherche de mentors

Passer du temps à faire des recherches et à lire lorsqu’on se prépare à lancer une entreprise est une bonne chose, mais si vous voulez vraiment réussir, vous devez également commencer à créer des réseaux. Pour les femmes sénégalaises il existe une structure de partage et d’échange d’idée. Cette structure est le Collectif des Femmes chefs d’Entreprise initié par Mbagnick Diop, le président du Mouvement des Entreprises du Sénégal. Les femmes peuvent discuter entre elle sur les différentes difficultés du secteur qu’elles travaillent.

Devenir un rentier en investissant dans l’immobilier locatif

Pour devenir un rentier efficace dans ses activités, il n’y a rien de mieux que l’investissement dans la pierre. À court terme, l’investissement locatif vous permet de percevoir un loyer issu de la location du bien, à long terme, il vous permet de développer votre patrimoine pour une meilleure retraite.

 

Un risque limité avec un investissement locatif

 

Même si vous avez déjà un emploi, vous pouvez toujours vous constituer un patrimoine avec l’immobilier locatif pour arrondir vos fins de mois. L’immobilier locatif vous permet de vous enrichir grâce aux loyers encaissés avec un risque limité perçu par les banques. En cas de non-remboursement, l’établissement bancaire n’aura qu’à saisir le bien en location sans vous induire d’autres peines.

L’investissement locatif est un engagement fiable avec une prise de risque assez basse. C’est une bonne option pour tout rentier souhaitant débuter dans cette activité. La rente obtenue par la suite est proportionnelle aux loyers provenant des locataires et du cashflow ainsi crée. Les plus-values générées par la vente du bien immobilier dans le futur n’entrent pas dans les détails de celle-ci. En effet, le loyer et le cashflow sont des bénéfices bien réels, personne ne peut fixer à l’avance la valeur de son bien quand il sera vendu dans le futur, il vaut mieux se concentrer sur des bénéfices concrets.

 

Savoir choisir son type d’investissement locatif

 

Depuis longtemps, les Français ont été les plus intéressés par l’investissement locatif par rapport aux autres investisseurs européens en raison de sa facilité de mise en œuvre et des bénéfices qu’il induit. Cependant, il faut bien savoir choisir le type d’investissement locatif à engager. Selon https://comment-devenir-rentier.fr/, il vaut mieux investir dans un appartement avec un loyer élevé plutôt que de se contenter des mensualités de crédit qu’on doit par la suite rembourser à sa banque ou son organisme de financement.

Nombreuses sont les personnes qui font l’erreur de vouloir tout rembourser rapidement le capital emprunter auprès d’une banque. Sachez que plus le montant à rembourser est important, moins votre capacité d’investissement sera, car votre taux d’endettement est beaucoup plus élevé. Pour limiter les risques d’impayés, il faut savoir calculer le taux de rentabilité d’un projet avant d’engager un établissement bancaire à vous prêter de l’argent.

 

Se lancer dans la SCPI ou l’OPCI : les choses essentielles à savoir

Aucun investisseur ne veut perdre son capital en investissant dans l’immobilier. Novice ou expert, on veut tous que nos placements immobiliers puissent fructifier à bon terme. Or, ce n’est pas forcément le cas, car vos capitaux peuvent connaître des changements brusques en fonction des situations. Quelles sont donc les choses essentielles à savoir avant de se lancer dans la SCPI ou l’OPCI ?

 

Les points essentiels à savoir sur l’OPCI et la SCPI

 

Que ce soit la SCPI ou l’OPCI, ces deux placements possèdent chacune leurs avantages et leurs inconvénients. De ce fait, avant d’investir efficacement votre capital dans la SCPI ou OPCI, vous devez connaître quelques points essentiels. En premier lieu, vous devez savoir qu’un revenu foncier qui provient uniquement de la SCPI vous exempte du régime micro-foncier. Ce régime n’est point faisable dans ce genre de situation. En revanche, si vous choisissez un investissement dans un OPCI, l’organisme devra racheter vos parts avec un régime coté tous les deux semaines ou à chaque mois.

 

Revendre ses parts en SCPI

 

Revendre ses parts en SCPI nécessite obligatoirement un capital de nature flexible ou un placement présentant un taux d’accroissement élevé. Pour ce faire, vous êtes amené à informer votre société de gestion. Il est à noter qu’un capital peut être conservé auprès de la société jusqu’à un délai maximum de 8 ans. Au-delà de cette période, vous êtes obligé en quelque sorte de vendre vos parts. Une fois qu’un acheteur accepte le prix fixé pour vos actions, la revente a lieu. Toutefois, la transaction peut prendre quelques semaines voire quelques mois.

 

Sachez que…

 

Avant d’investir une somme d’argent dans une SCPI ou un OPCI, il est important de recueillir le maximum d’informations concernant la politique d’investissement et la gestion des placements que ces deux actifs proposent. Il est bon à savoir que peu importe le type d’actif et la nature de la société de gestion, l’acheteur peut toujours être une personne physique ou morale. Choisir un OPCI est une excellente idée pour le cas d’une entreprise qui souhaite investir pour valoriser sa trésorerie en promettant un pourcentage de bénéfice élevé. La SCPI quant à elle est plus avantageuse pour les particuliers ou les entreprises qui veulent uniquement investir dans des biens immobiliers.

 

Si vous souhaitez investir votre capital sur le long terme, il vous est conseillé de miser sur l’OPCI, par contre pour obtenir des bénéfices rentables à courte durée, il vaudrait mieux choisir la SCPI.